La star invisible de chaque concert ?
Un concert au Kursaal d’Ostende ? Cela semble peut-être se dérouler tout naturellement, mais en coulisses, c’est une machine bien organisée (et parfois chaotique). Heureusement, une personne veille à ce que tout se passe parfaitement : Phaedra, notre cheffe de projet infatigable!
Elle a 29 ans, travaille dans le secteur depuis près de 8 ans et sait mieux que quiconque comment mener un événement de A à Z. Curieux de découvrir en quoi consiste son job ? Venez jeter un œil en coulisses.
Quelques jours avant le concert : compter, faire les courses et… des piles ?
La préparation commence déjà plusieurs jours à l’avance. Phaedra vérifie d’abord s’il y a suffisamment de nourriture, de boissons et de snacks pour les visiteurs et l’équipe. Il manque quelque chose ? Elle commande immédiatement chez le fournisseur de boissons et de chips.
Mais ce n’est pas tout, car les artistes ont souvent une rider : une liste de demandes auxquelles nous essayons de répondre au mieux. Cela peut aller de boissons et snacks spécifiques… à des demandes parfois étonnantes. Pour cela, elle va elle-même faire les courses.Le plus surprenant que Phaedra ait déjà vu sur une telle liste ? Des piles. Pour quoi faire ? Mystère. Peut-être simplement pour remettre une télécommande en marche à la maison.
Ensuite, elle transforme les loges et la green room en espaces chaleureux où les artistes se sentent comme chez eux.
Les derniers contrôles : tout est prêt ?
Le jour du concert, rien n’est laissé au hasard. Les écrans fonctionnent-ils ? Les espaces sont-ils propres et en ordre ? Check ! Ensuite, Phaedra prépare un briefing pour les bénévoles et les étudiants, afin que chacun sache exactement quoi faire. Car une bonne préparation, c’est déjà la moitié du travail!
Showtime ! Prêts à démarrer…
À partir de 17h00, Phaedra passe à la vitesse supérieure. Voici son to-do :
- Donner la dernière briefing et imprimer les guest seats
- Préparer les listes pour les jetons boissons
- Remplir la mystérieuse “boîte bleue” (oui, vraiment : talkies-walkies, scanners de tickets, clés et autres indispensables)
- Ouvrir la billetterie (box office) – l’endroit où l’on peut encore acheter des tickets de dernière minute
À 18h30, toute l’équipe hospitality se réunit pour le dernier briefing. Tout le monde sait ce qu’il doit faire, et ensuite : go time ! À 19h00, les portes ouvrent et à partir de ce moment-là, Phaedra est partout à la fois. Résoudre des problèmes ? Elle le fait. Donner un coup de main ? Bien sûr. Garder un œil sur tout ? Toujours. Phaedra est sur tous les fronts.
Après le show, c’est déjà avant le prochain
Dès que les derniers applaudissements résonnent et que les visiteurs rentrent chez eux, le démontage commence. Les techniciens s’occupent de la scène, tandis que Phaedra garde une vue d’ensemble. Elle veille à ce que les caisses soient correctement clôturées, que les équipes rangent proprement le bar et le hall d’entrée, et que les frigos soient à nouveau remplis pour le prochain événement.
Les concerts semblent être une grande expérience (et ils le sont !), mais derrière le glitter et le glamour se cache un travail intense. Grâce à Phaedra et toute l’équipe du Kursaal, chaque événement se déroule de manière professionnelle, structurée et avec énormément de passion.
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