De onzichtbare ster van elk concert? Dat is projectmanager Phaedra!
Een concert in Kursaal Oostende? Dat lijkt misschien vanzelf te verlopen, maar achter de schermen is het een georganiseerde (en soms chaotische) machine. Gelukkig is er één iemand die alles in goede banen leidt: Phaedra, onze onvermoeibare projectmanager! Ze is 28 jaar jong, zit al bijna 7 jaar in het vak en weet als geen ander hoe je een evenement van A tot Z laat slagen. Benieuwd wat haar job inhoudt? Kom mee achter de schermen!
Enkele dagen voor het concert: tellen, shoppen en... batterijen?
De voorbereiding begint al enkele dagen op voorhand. Phaedra checkt eerst of er genoeg eten, drank en snacks zijn voor de bezoekers en de crew. Is er iets op? Dan bestelt ze meteen bij de dranken- en chipsleverancier.
Maar daar stopt het niet, want artiesten hebben vaak een rider: een lijstje met wensen waar wij zo goed mogelijk aan proberen te voldoen. Denk aan bepaalde drankjes, snacks… of soms gekke dingen. Hiervoor gaat ze zelf naar de winkel. Het meest opvallende dat Phaedra ooit op zo’n lijst zag? Batterijen. Waarvoor? Geen idee. Waarschijnlijk gewoon om thuis de afstandsbediening weer aan de praat te krijgen.
Daarna zorgt ze ervoor dat de loges en green room gezellige plekjes worden waar artiesten zich helemaal thuis voelen.
De laatste checks: alles tiptop in orde?
Op de dag van het concert wordt niets aan het toeval overgelaten. Werken de schermen? Zijn alle ruimtes netjes? Check! Daarna stelt Phaedra een briefing op voor de vrijwilligers en studenten, zodat iedereen exact weet wat ze moeten doen. Want: goed voorbereid is half gewonnen!
Showtime! Klaar voor de start...
Vanaf 17:00 uur schakelt Phaedra een versnelling hoger. Dit staat op haar to-do:
- De laatste briefing geven en guest seats printen
- Lijsten voor drankjetons klaarleggen
- De mysterieuze “blauwe bak” vullen (ja, echt – met walkietalkies, ticketscanners, sleutels en andere onmisbare spullen)
- De box office openen – dat is de plek waar je nog last minute tickets kan kopen
Om 18:30 uur verzamelt het hele hospitalityteam voor de laatste briefing. Iedereen weet wat te doen, en dan: go time! Om 19:00 uur gaan de deuren open en vanaf dat moment is Phaedra letterlijk overal. Problemen oplossen? Doet ze. Mee inspringen waar nodig? Zeker. Alles in de gaten houden? Altijd. Phaedra is overal aanwezig.
Na de show is vóór de show
Zodra het laatste applaus weerklinkt en de bezoekers huiswaarts keren, begint de afbouw. De techniekers nemen het podium voor hun rekening, terwijl Phaedra het overzicht bewaart. Ze zorgt ervoor dat de kassa’s correct worden afgesloten, dat de medewerkers de bar en inkomhal netjes opruimen, en dat de frigo’s weer worden aangevuld voor het volgende evenement.
Concerten lijken misschien een hele belevenis (en dat zijn ze ook!), maar achter die glitter en glamour zit keihard werk. Dankzij Phaedra en het hele Kursaal-team verloopt elk evenement professioneel, gestructureerd en met heel veel passie.
Wil je meer leuke blikjes achter de schermen? Volg ons op social media en mis niets van het Kursaal-leven!